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ワークフローツールで意思決定を迅速に行う

会社にはいろいろなタイプがあり、もっとも単純なのは一人で経営しているタイプの会社でしょう。
従業員が社長一人なので、すべてのことを一人で決められます。
誰かの判断を仰ぐ必要がないので、何か決めないといけないときは自分の判断だけですぐに決められるでしょう。
もし二人であれば二人で相談すればいいですし、十人なら判断に必要な人から情報をもらうなどして経営に関する意思決定をしていきます。
では百人や千人以上の大規模の社員を抱える会社となるとどうなるかです。
最終的には社長などが意思決定をしていくのでしょうが、社長がそのための情報を一から調べて判断するのはあまり効率がいいとは言えません。
通常は意思決定に関わる業務を行っている社員から情報を吸い上げてもらい、それを元に意思決定を行います。


何らかの意思決定を行うための情報を社員に提供してもらいますが、方法としては口頭であったり文書などが以前はよく使われていました。
口頭の問題は記録に残りにくいことで、スピードはそれなりにあるものの途中で情報が変化する可能性があります。
確実に情報伝達する方法としては文書があり長らく使われていて今も使っている会社は多いでしょう。
文書なら記録に残るので、確実に情報の伝達ができます。
しかし文書そのものを人づてに渡していかなければならず、伝達スピードはかなり遅くなります。
スムーズに流れるとしてもそれなりに時間がかかるのに、途中でトラブルがあったり中断などがあるとさらに時間がかかります。
意思決定のための情報を求めてから実際に吸いあがってくるまでかなり時間がかかるかもしれません。


ワークフローツールは情報の伝達をネットワークやコンピューターなどを用いて行う方法で、これによって意思決定が迅速に行えるようになります。
わざわざツールを使わなくてもメールを使えば早く行えそうですが、メールは非常に用途が多いために必ずしも早く行えるとは限りません。
文書が滞るのと同じでメールも途中で滞る可能性があります。
ワークフローツールは業務の連絡を専門的に行うツールになるので、利用する社員は常にその内容をチェックして情報を次の段階に回すための努力をします。
滞りがあるときにもその理由などが示されるので、何もわからない状態で放置されることはありません。
紙を使ったりメールを使う方法に比べると求める情報が早く伝達できるようになるので、その分意思決定が早く行えるようになります。

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