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ワークフローツールで作業効率を上げる

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ワークフローツールで作業効率を上げる

ここ最近最も企業に求められているものの一つが生産性です。
過去の時代では、人件費は安く、若い人も大勢いましたので、たくさんの若い人を雇って、人海戦術で成果を出す事業は珍しくありませんでした。
ところが今の時代は人手不足が深刻であるために、昔のように人海戦術で乗り切るというようなビジネスモデルは難しくなりつつあります。
企業が新たな人材を募集しても、なかなか人手が集まりません。
人が集まらないために多くの機会損失を出してしまい、人手不足が理由で倒産してしまう会社も出てくる様になりました。
そこで今では、少ない人数で効率よく行動して、小さな労力で高い成果を出していくことがどこの事業でも大切になっています。
そのためには何をすれば良いでしょうか。
一つの解決策として、余計な事務処理を減らしていくことです。


事務処理といっても多くの種類がありますが、例えば承認や決済についてはどうでしょうか。
それなりの規模の会社になれば、現場の判断で会社の意思決定の全てを決断するとういことは一般的ではないでしょう。
何人かの上司に伺いを立てる必要があります。
そこで承認作業が必要になるのですが、実際にこれは結構手間のかかることです。
特に紙媒体で承認をもらうならば大変です。
全員から承認のハンコをもらわなければならないので、時間がとてもかかるでしょう。
こうした作業を何度も行うことは大変非効率に感じられます。
もっと素早く全員から承認をもらうことが出来れば効率は大幅に向上します。
そこで、最近ではもっと便利な決済、承認ツールが出てくる様になりました。
こうしたものを活用すると効率が上がります。


そこでワークフローツールを使う様にしてみると良いでしょう。
ワークフローツールは今まで承認や決済をアナログで行っていたものを、デジタル式に行うことが出来るようにするものです。
メリットは今まではハンコで物理的に書面で行っていたものを、インターネットを介して承諾を決定できる点です。
これならば、例えば上司が外出していても、ネットを使えばその場で簡単に承諾できますので、業務の意思決定速度が大幅に向上します。
また全ての作業がペーパレス化されることも注目です。
今までのように書面を漁る必要がなくなりますので、必要なデータを簡単に検索して見つけ出すことが出来ます。
もちろん紛失等のリスクも大幅に減りますのでありがたいです。
このようにワークフローツールを使えば、作業効率が大きく上がりますので考えてみる余地があるのではないでしょうか。

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