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ワークフローツールでペーパレス化する

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ワークフローツールでペーパレス化する

個人でプライベートな活動をするとき、仮に失敗をしてもそれは自分や家族などへの影響になりそれほど大きな問題にならないかもしれません。
では会社での仕事において失敗をするとどうなるかですが、新入社員であれベテラン社員であれそれが会社全体に影響する可能性があります。
もちろん人が行うことで失敗の全てを無くすことはできませんが、できるだけ失敗が出ない仕組みや失敗してもリカバリーできる仕組みが必要になるでしょう。
そこで使われるのが紙による記録になるかも知れません。
いろいろな情報を紙で記して記録したり伝達したりすれば失敗を少なくできます。
過去に行った記録も紙に残しておけば後から見返すことができ、経験や勘でなく実際に行ったことを参考に同じ業務が行えます。
ただ紙はあまり多くなるとスペースを取ったり管理が大変になります。


重要な記録を残すのにも紙が使われますが、それ以外に社内における伝達業務にも紙が使われます。
人によってはデスクの上に紙が山積みになっていたりすることもあるようです。
紙があればその分業務が積みあがっていることにもなるでしょうが、紙のままだとどこに重要な業務があるのかわからなくなるときがあります。
そこで紙で行っていたやり取りを電子化するワークフローツールの導入を考えてみましょう。
伝達業務などを行う専門のITツールで、基本的には社員全てのパソコンなどにインストールをします。
スマホなどからでもアクセスできるタイプもあるので、社内にいるときはもちろんですが社外にいるときでもツール上の資料をチェックすることができます。
業務に関する連絡が来たらその都度対応したり優先順序を決めて対応したりができます。


重要な書類などだとすべてをペーパレス化するのは難しいところもありますが、伝達業務であればワークフローツールにすべて置き換えることができるでしょう。
人事的な申請をするときに上司に対して行えば、上司は承認などをした上で人事部などに情報を送ります。
これまでなら紙で行っていたために記録をするときはコピーなどが必要でしたし情報を渡すときには持って行く必要がありました。
ワークフローツールならコンピューター上にやり取りをした記録や資料が残ります。
持って行く必要がないので、容易に次の人に情報を渡すことができます。
ペーパレス化により資料を電子化すると情報の検索がしやすくなります。
たくさんの紙の資料から求めるものを探すのは生理がされていないと難しいですが、データ化されていれば簡単に見つけ出せます。

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