お任せ☆ワークフローツール厳選6社

仕事の効率化を考えるならワークフローは重要

効率よく仕事を行うことは、業務を円滑に進めるためにとても重要です。ワークフローとは業務の流れを図式化し見えるようにすることで、その手助けをする役割があります。昔は紙のワークフローシステムが主流でしたが、最近は電子化へと移行が進んできています。

ワークフローを電子化することでメリットがいくつもあります。まず業務を見えるようにすることで情報の流れが分かるようになり、雑然としていた業務を整理し効率よく進められます。また外出先などから承認できるため時間を短縮し、時間が有効に使えます。

そしてワークフローを活用することを考えた時、どのワークフローツールを選ぶべきかが大事になってきます。当サイトでは数種類のワークフローツールを比較し、その特徴や製品の詳細などをわかりやすく掲載しています。どうぞ参考にしてみてください。

住友電工情報システム

ワークフローを改善して、働き方改革を進めるには住友電工情報システムの「楽々WorkflowII」をお勧めします。このツールは多言語対応の電子承認・電子決済ができ、業務フローの短縮と業務改善に大いに役立ちます。

このツールの使い方は多機能で、見積書や稟議書の電子決済、経費・旅費精算・文書管理・情報共有など様々な業務を電子化できます。これによって多くの業務のリードタイムが短縮され、ビジネスの機会を逃すこともなくなります。

このツールは英語はもちろん中国語やその他の言語にも対応しています。例えば中国語で申請し英語で決済、日本語で回覧することもできます。いつでもどこでも、言語を選ばずに利用ができるグローバルなシステムです。

大塚商会

書類による承認業務を、ITで効率化したい時にピッタリなソリューションが提供されています。大塚商会では「eValue NS 2nd Edition」という優れたワークフローツールが用意されており、帳票などの電子化を実現してくれます。

人事や経理はもちろん、情報システム系なども含め、大塚商会が提案するワークフローツールには、70種以上ものサンプルフォームが標準で準備されています。さらに相談機能や合議機能など、日本固有の承認文化に対応すべく、各種機能が搭載されているのも特徴です。

大塚商会のインサイドビジネスセンターでは、製品や費用などに関する問い合わせも受け付けられています。Webのほか、電話相談もOKとなっており、その際は平日の9:00から17:30が受け付け時間です。

Senju Family

ワークフロー業務は社内において複雑に利用される可能性がありますが、それだけにツールを利用する時には安定稼働できるかどうかがポイントになります。Senju Familyは安定稼働を実現するシステム監視の仕組みがあります。

企業で発生トラブルの問題として、企業内における仕組みが根底にあるときがあります。Senju Familyのワークフローのツールでは内部統制に準拠した運用を可能にしてくれ、トラブルが発生しにくい運用をすることができます。

ワークフローにおいては情報の流れがスムーズになる必要があり、承認なら承認者が常にいる必要があるでしょう。しかし常に承認者がいなかったりする可能性があります。Senju Familyは状況に応じてルートを柔軟に組み換える機能があります。

eセールスマネージャー

「eセールスマネージャー」は見積書や稟議書など重要な業務フローを電子化して、作成から承認までの時間を短縮できるシステムです。従来の紙ベースのワークフローでは実現できなかった、業務の簡略化とセキュリティの強化が同時に実現できます。

日頃使い慣れた業務のフォーマットをそのまま取り込めるので、使い方に戸惑わずに切り替えることができます。電子化されたデータを承認ルートで瞬時に回覧できるため、大幅な業務時間の短縮が可能となります。見積もりに時間が掛かったために逸していた販売の機会も、損なうことは無くなります。

このeセールスマネージャーのようなCRM/SFAというツールを使いこなして業務改善に繋げるには、社内ルールが必要です。重要になるのは案件登録・活動報告・日報などの登録とレスポンスです。このシステムで報告を受ければ、このシステムで返答することが必要なルールです。使いこなして業務改善に繋げましょう。

日商エレクトロニクス

業務プロセスの改善には、イメージワークフローを導入して業務の効率化や目標管理をしましょう。日商エレクトロニクスの販売している「OpenText Process360」を導入すれば、貴社の業務フローをPDCA管理することができます。

このイメージワークフロー製品は、プロセス管理エンジンとコンテンツ管理エンジンによって業務プロセスとコンテンツを制御し、業務プロセスの標準化・自動化・業務監視・管理を実施します。顧客サービスの向上、事務処理ミスの防止、文書管理の厳格化が望める優れた製品です。

このツールを使用すれば、業務フローの設計からそのシミュレーション・実行・分析、そして目標管理のPDCAを回すことができます。企業活動を一連で管理して向上させることができる優れたイメージワークフロー製品です。

intra-mart

それぞれの会社でワークフローのルールがあり、経路を決めるだけでなく差し戻しや代理承認など独自の設定をしたいときがあるかもしれません。intra-martのワークフローのツールはルールに沿った設定が簡単にできるのが強みです。

ワークフローは色々な業務との関わりがあり、他の管理システムと情報を共有できるとより利用しやすくなるかもしれません。intra-martは他の管理システムとの連携がしやすいので、いろいろな情報を活用することができるでしょう。

承認作業などは通常はパソコンを通じて行うのでしょうが、外出先などからはパソコンのみの利用だと難しくなります。intra-martのワークフローツールはパソコンだけでなくモバイル端末からも利用できるので、どこからでも承認作業が行えます。

作業工程を明確化してくれるワークフローツール

実際にまだ、企業内の作業効率化を図ることができておらず、作業工程の明確化もできていないのであれば、ワークフローツールを導入するのがお勧めです。ワークフローツールの種類によっては、かなり良い結果をもたらしてくれるので、導入する価値はあると言えるでしょう。実際にワークフローツールを導入して、全体的な作業効率化を図り、業績アップを果たした企業はたくさん存在しています。人数が少ないような企業であれば必要ないかもしれませんが、かなり大きな企業になってくると、全員の意思疎通を図るといった意味でも、ベースとなるワークフローツールは重要です。とりあえず、選ばれ続けているワークフローツールがどのようなものなのかを確かめて、その上で選んでみると良いでしょう。適当なものを選ばないように注意です。

実際に採用した人たち、もしくは企業の体験談を、特定のコンテンツから探してみると良いでしょう。もちろん、自分の身の回りの人たちから、オススメのワークフローツールを教えてもらうのも1つの有効的な手段です。詳しい人が身の回りにいないなら、インターネット上などに目を向けながら情報収集することが重要となります。ネット上の口コミ情報を確認できる情報サイト、そして人気ランキングサイトなどに目を向けて、選ばれ続けているワークフローツールに注目をするよう心がけるべきでしょう。そういったところである程度名前が露出しているような有名なワークフローツールであれば、利用する価値はかなり高いといえます。そのあとで、特定のツールを提供しているメーカーのホームページに目を向け、システムを把握しておくのが基本的な手順です。

そのメーカーが提供するワークフローツールの特徴をきちんと全体で把握するためにも、いちど会社でミーティングを行うようにしましょう。しっかりと使いこなすことができなければ意味がないので、採用するにあたっては、全員でそのシステム概要を理解することが大事です。親切丁寧なツール提供業者は、最初の段階でしっかりと説明をしてくれるので、とても頼りになります。いろいろなサービスを提供し、アフターサポートも万全に行ってくれるような、頼もしい業者に担当になってもらうと良いでしょう。現代では、ワークフローツールを利用して、色々な書類を電子化し、作業効率化を図ることが常識となってきました。情報漏洩が発生しないようにするためにも、日ごろからハイレベルなセキュリティーシステムを導入しておくことも、大きなポイントになってきます。

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